NOOC "¿Gestionas eficazmente la información?"

martes, 28 de junio de 2016

Plan de Gestión de Archivos (organización, almacenamiento y recuperación).

Diseño de un plan de gestión de archivos (organización, almacenamiento y recuperación).A continuaciòn comparto con ustedes mi presentaciòn.

lunes, 27 de junio de 2016

¿Qué servicio de almacenamiento en la nube utilizas? / ¿Por qué te decidiste por ese y no por otro de los disponibles?

El servicio de almacenamiento en la nube que utilizo es Google Drive, me decidí por este servicio por las facilidades inmediatas para conectar con el correo electrónico y con otros servicios de Google, con lo cual puedo gestionar archivos adjuntos, fotos que comparto a través de los servicios.

Adicionalmente el sistema de organización de carpetas es muy sencillo y fácil de usar, además puedo personalizar las carpetas y recibir carpetas de otros usuarios de Drive para compartir públicamente e intercambiar información, con lo cual puedo añadirlo solo a través de un enlace enviado por correo electrónico u otra red social.

Las facilidades para compartir documentos es indispensable, en mi caso trabajo mucho con archivos de texto, hojas de calculo y bases de datos, con lo cual me facilita poder almacenarlos y modificarlos al instante desde el ordenador, tableta o cualquiera de mis dispositivos androide que cuente con la app.

Comparto con ustedes un material que elaboro Caterin Melo Zapata Diego Bedoya Andrés Sánchez. 8 de Mayo del 2014 a través de SlideShare:

Google drive y sus ventajas de andres688

Nuestros facilitadores nos indican que, estos son algunos de los usos habituales de un sistema de almacenamiento en la nube:

Como copia de seguridad adicional.
Como salvaguarda de los originales de un proyecto.
Como copia de una presentación o contenido difícil de trasladar en un dispositivo de almacenamiento habitual.
Como transferencia de archivos entre equipos de trabajo.
Como espacio de colaboración entre equipos deslocalizados.

¿Usas tu espacio en la nube para alguna otra funcionalidad?

Por lo general comparto estos usos, sin embargo a nivel personal lo utilizo para compartir fotografías, intercambiar datos en archivos para modificar entre compañeros de trabajo, familiares, envío y recepción de asignaciones, en su mayoría son usos educativos de intercambio de información.

Comparto unos datos interesantes que nos proporciona Educación Tres Punto Cero. Universia Argentina en http://noticias.universia.com.ar/vida-universitaria/noticia/2014/05/28/1097583/cuales-beneficios-usar-google-drive-clase.html

Estrategias de organización de carpetas

Día a día manejo gran cantidad de archivos bien sea personales, profesionales o académicos, trato en la medida de lo posible ser organizada porque esto me permite localizar con facilidad cada archivo y además se facilita el trabajo cuando estoy realizando backups y liberar espacio de disco o trasladar archivos a otros dispositivos de almacenamiento , con lo cual ahorro tiempo.

Para lo cual inconcientemente en algunas ocasiones trazo una estrategia que sigo con toda mi gestión de archivos, que es la siguiente:

Coloco nombres simples asociados con la temática que voy a a almacenar, los nombres suelen ser cortos y específicos, abreviados si es muy extensa la descripción, en carpetas definidas para cada área y con no mas de dos subcarpetas en cada grupo, si el archivo es de suma importancia coloco en mayúsculas su nombre, no utilizo símbolos.
Las carpetas con las que suelo trabaja siempre están visibles en el escritorio del ordenador y el resto en mis documentos o mis imágenes en el caso de fotografías.
Las Imágenes o fotografías van nombradas con fechas y lugares donde fueron obtenidas.
Evito la mezcla de información, las carpetas del ordenador de mi trabajo no contienen información personal ni fotografías personales, eso solo queda reservado a mi ordenador en el hogar, tableta o dispositivo móvil.
periódicamente depuro la información en cada carpeta para liberar espacio y quitar de los dispositivos aquellos archivos en desuso o desactualizados.

Entre las recomendaciones que nos brinda nuestros facilitadores para nombrar archivos están:

No uses puntos, ya que tradicionalmente se usan para diferenciar o separar el nombre de la extensión del fichero.
No uses acentos: si tus archivos se mueven entre distintos sistemas operativos pueden alterarse los caracteres acentuados.
Usa nombres descriptivos y trata equilibrar entre longitud y descripción.
Para separar las palabras usa espacios o guión bajo.

¿Añadirías, a las anteriores, alguna recomendación más?

Puedo añadir adicionalmente a las que mencione como parte de mis estrategias, el coloreado de las carpetas contentivas de los archivos para diferenciar materias o temáticas de almacenamiento.

¿Sabes cuánto ocupan los archivos que almacenas? / ¿Conoces cuáles son las unidades de almacenamiento estándar?

¿Sabes cuánto ocupan los archivos que almacenas?

En el ordenador por lo general consulto el espacio disponible de almacenamiento verificando los detalles al aperturar la carpeta MI PC o en su defecto al verificar directamente haciendo clic en propiedades para analizar el espacio a través de la grafica.

En la nube que utilizo, en este caso Google Drive me dirijo al enlace https://www.google.com/settings/storage que me muestra la grafica de almacenamiento disponible de mis productos Google .

Las Graficas me permiten tener una visual directa de cómo se están manejando los espacios de almacenamiento y como puedo gestionar y colocar los archivos dentro de ellos, de modo que pueda decidir los dispositivos de almacenamiento que usare dependiendo del tipo de información y del material que este manejando ( personal, Profesional, Educativo).

Reconozco efectivamente el espacio del cual dispongo en términos de medidas pues conozco las unidades estándar que se manejan en términos de almacenamiento en dispositivos y en la Web.

¿Conoces cuáles son las unidades de almacenamiento estándar?

Los ordenadores almacenan información en base al sistema de códigos binarios que comúnmente conocemos a través de los símbolos 0 y 1 , los estados que se desprenden del funcionamiento de los datos a través de este código se denotan como "encendido" o "apagado" se representa por medio de un bit.

Por supuesto todo este complejo sistemas numerològicos se transforman a través de software para que sea visible al usuario de forma tal que este pueda manipularlo en menor grado de complejidad, llevando los datos a imágenes, caracteres, archivos y toda la información que manejamos a diario a través de nuestros dispositivos y que almacenamos para nuestro uso que se almacena en una colección sucesiva de bits. En este sentido debemos reconocer que cada punto, cada letra, cada numero que representemos significara un byte o el equivalente a 8 bits

Sabiendo que según el sistema de códigos binarios los bits se mueven de a 1024, podemos visualizar a través de la siguiente tabla como se expande el sistema de almacenamiento:

MEDIDA	BINARIO	BYTES	EQUIVALENCIA
Kilobyte (KB)	2-10	1024	1024 bytes
Megabyte (MB)	2-20	1048576	1024 KB
Gigabyte (GB)	2-30	1073741824	1024 MB
Terabyte (TB)	2-40	1099511627776	1024 GB
Petabyte (PB)	2-50	1125899906842624	1024 TB
Exabyte (EB)	2-60	1152921504606846976	1024 PB
Zettabyte (ZB)	2-70	1180591620717411303424	1024 EB
Yottabyte (YB)	2-80	1208925819614629174706176	1024 ZB

Un Video para entender como llegamos a estos números vendría bien...

Asì es como en nuestros dispositivos de almacenamiento hay cosas que no vemos pero que nos ayuda a gestionar nuestros archivos...

martes, 21 de junio de 2016